Penalidades por mora en contratos con el Estado: cómo se calculan y cómo defenderte

Qué es la penalidad por mora y cuándo se aplica

La penalidad por mora es el descuento que la entidad aplica al contratista cuando este incumple el plazo de ejecución pactado, sin que exista una causa que lo exima. Se aplica de manera automática, sin necesidad de un procedimiento previo, y se descuenta directamente de los pagos pendientes, de la liquidación final o de la garantía de fiel cumplimiento cuando corresponde. El reglamento de la Ley 32069, aprobado por el Decreto Supremo N.° 009-2025-EF, distingue entre la penalidad por mora propiamente dicha y otras penalidades que pueden establecerse en las bases para incumplimientos específicos distintos al retraso.

La fórmula exacta: cómo se calcula paso a paso

La fórmula que usa el reglamento para calcular la penalidad diaria es la siguiente:

Penalidad diaria = (0.10 × Monto) / (F × Plazo)

Donde el Monto y el Plazo corresponden, según el caso, al contrato, al ítem que debió ejecutarse, o a la prestación parcial en mora si el contrato tiene entregas periódicas. El factor F depende de la duración pactada: es 0.40 cuando el plazo de ejecución es de 60 días o menos, y 0.25 cuando el plazo es mayor a 60 días. Multiplicando la penalidad diaria por los días de atraso obtienes el monto acumulado hasta la fecha de cálculo.

El tope del 10%: qué pasa cuando se alcanza

La suma de la penalidad por mora y de las otras penalidades que puedan aplicarse a un mismo contrato tiene un tope máximo del 10% del monto vigente del contrato o, si el contrato tiene ítems independientes, del monto del ítem correspondiente. Este límite ha sido confirmado por opinión vinculante de la Dirección Técnico Normativa del OECE, incluso para contratos con entregables parciales o prestaciones periódicas. Cuando el atraso acumulado llega a ese tope, la entidad suele evaluar si corresponde resolver el contrato por incumplimiento, en lugar de seguir aplicando penalidad sobre penalidad sin límite.

Mora vs. otras penalidades: no confundir los conceptos

No toda penalidad que te aplique una entidad es, técnicamente, una penalidad por mora. Las bases de un procedimiento pueden establecer otras penalidades para incumplimientos distintos al simple retraso: por ejemplo, no cumplir un estándar de calidad, no presentar personal clave comprometido en la oferta, o incumplir una condición específica del contrato. Estas penalidades siguen reglas propias definidas en las bases, aunque comparten con la mora el mismo tope conjunto del 10%. Antes de aceptar un descuento, verifica bajo qué concepto exacto te lo están aplicando y si esa causal está efectivamente prevista en el contrato, y no solo mencionada de forma genérica en las bases del procedimiento.

Esta distinción importa porque la fórmula matemática de la penalidad diaria solo aplica, en estricto, a la mora por retraso en el plazo. Las otras penalidades pueden calcularse con criterios distintos definidos por la propia entidad, siempre dentro del tope conjunto del 10% del monto del contrato o del ítem correspondiente.

Causas que te eximen de la penalidad

No toda demora genera penalidad. Puedes estar exento cuando el atraso se debe a caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditado, o cuando el retraso es imputable a la propia entidad: por ejemplo, si no te entregó a tiempo un terreno, un insumo o una autorización necesaria para cumplir tu prestación, o si aprobó tardíamente un expediente técnico del que dependía tu ejecución. En obras públicas, una ampliación de plazo reconocida formalmente por la entidad también corre el cronograma y evita que se compute mora durante ese periodo adicional.

Cómo defenderte de una penalidad mal calculada

Si consideras que la penalidad aplicada está mal calculada, que no correspondía por una causa que te exime, o que ya superó el tope legal, el primer paso es presentar una solicitud de recálculo y devolución de la penalidad directamente ante la entidad, sustentando con el cronograma, las comunicaciones cursadas y, si aplica, la ampliación de plazo aprobada. Si la entidad no atiende tu pedido o insiste en un cálculo que consideras incorrecto, puedes recurrir a la conciliación como paso previo, y de no llegar a un acuerdo, plantear la controversia en arbitraje.

Documentar tu defensa desde el primer día

La mejor defensa frente a una penalidad se construye desde antes de que surja la controversia: guarda cada comunicación con la entidad sobre entregas, observaciones y aprobaciones; solicita por escrito cualquier ampliación de plazo apenas identifiques una causa que la justifique; y no dejes pasar el plazo para observar una liquidación o un descuento que consideres indebido. Un expediente bien documentado es lo que permite sustentar, con cifras exactas y respaldo probatorio, que la penalidad aplicada no corresponde o excede lo que la fórmula del reglamento realmente autoriza.

Si, pese a todo, la entidad insiste en un cálculo que consideras incorrecto y ni el recálculo directo ni la conciliación resuelven la discrepancia, el paso siguiente es plantear la controversia mediante arbitraje, donde un expediente ordenado desde el inicio del contrato es, en la práctica, la diferencia entre sustentar tu posición con solvencia o llegar a defenderte con información incompleta.