Carta Notarial al Exdirectivo de Asociación para la Entrega de Libros, Sellos y Fondos

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CARTA NOTARIAL DE REQUERIMIENTO DE ENTREGA DE LIBROS, SELLOS Y FONDOS DE LA ASOCIACIÓN

[CIUDAD], [FECHA]

Por conducto de la Notaría de [NOMBRE_DEL_NOTARIO_PUBLICO]

Señor(a):
[NOMBRE_DEL_EXDIRECTIVO]
Quien fuera [CARGO_QUE_EJERCIO] de [DENOMINACION_DE_LA_ASOCIACION]
DNI N.° [DNI_DEL_EXDIRECTIVO]
Domicilio: [DOMICILIO_DEL_EXDIRECTIVO]

Asunto: Requerimiento de entrega de libros, sellos, documentos y fondos de [DENOMINACION_DE_LA_ASOCIACION]

De mi consideración:

Yo, [NOMBRE_DEL_PRESIDENTE_ACTUAL], identificado(a) con DNI N.° [DNI_DEL_PRESIDENTE_ACTUAL], presidente del consejo directivo de [DENOMINACION_DE_LA_ASOCIACION], con RUC N.° [RUC_DE_LA_ASOCIACION] y domicilio en [DOMICILIO_DE_LA_ASOCIACION], en representación de la asociación, me dirijo a usted para exponerle lo siguiente:

1. Usted ejerció el cargo de [CARGO_QUE_EJERCIO] en el consejo directivo de la asociación durante el periodo [PERIODO_DEL_CARGO]. En la asamblea general del [FECHA_DE_LA_ELECCION] se eligió un nuevo consejo directivo, que inició funciones el [FECHA_DE_INICIO_DE_FUNCIONES].
2. El [FECHA_DE_LA_SOLICITUD_PREVIA] se le pidió por [MEDIO_DE_LA_SOLICITUD_PREVIA] que entregara los bienes de la asociación, y hasta la fecha no lo ha hecho.
3. Según consta en [SUSTENTO_DE_LA_CUSTODIA], los siguientes bienes y documentos quedaron bajo su custodia:
a) Libro de registro de asociados N.° [NUMERO_DEL_LIBRO_DE_REGISTRO].
b) Libros de actas de asamblea general y de consejo directivo N.° [NUMEROS_DE_LOS_LIBROS_DE_ACTAS].
c) Sellos: [DESCRIPCION_DE_LOS_SELLOS].
d) Documentos: [RELACION_DE_DOCUMENTOS].
e) Fondos por S/ [MONTO_EN_SOLES], correspondientes a [ORIGEN_DE_LOS_FONDOS], según [SUSTENTO_DEL_MONTO].
f) Otros bienes: [OTROS_BIENES_DE_LA_ASOCIACION].

FUNDAMENTO

El artículo 83 del Código Civil pone los libros de la asociación bajo responsabilidad del presidente del consejo directivo. El artículo 93 del mismo código establece que los asociados que desempeñan cargos directivos son responsables ante la asociación conforme a las reglas de la representación. En ese marco, la asociación le requiere la devolución de los bienes y documentos que recibió en razón de su cargo.

REQUERIMIENTO

En nombre de la asociación, le requiero que, dentro de [PLAZO_EN_DIAS] días [TIPO_DE_DIAS] contados desde la recepción de esta carta, entregue los bienes y documentos señalados en el numeral 3 en [LUGAR_DE_ENTREGA], en el horario de [HORARIO_DE_ENTREGA], a [PERSONA_QUE_RECIBIRA]. La entrega constará en un acta firmada por ambas partes. Le pido también un informe documentado del uso de los fondos durante su gestión, con sus comprobantes.

ADVERTENCIA

Si vencido el plazo no cumple con la entrega, la asociación ejercerá las acciones civiles que correspondan para exigirla y para reclamar los daños que se acrediten. También pondrá los hechos en conocimiento del Ministerio Público, para que evalúe los delitos que pudieran configurarse, entre ellos el de apropiación ilícita previsto en el artículo 190 del Código Penal. Esta carta no imputa a usted delito alguno.

Atentamente,


_______________________________
[NOMBRE_DEL_PRESIDENTE_ACTUAL]
Presidente del consejo directivo
[DENOMINACION_DE_LA_ASOCIACION]
DNI N.° [DNI_DEL_PRESIDENTE_ACTUAL]

Adjunto:
1. Copia del acta de la asamblea general que eligió al consejo directivo.
2. Documento que acredita el cargo del presidente: [DOCUMENTO_QUE_ACREDITA_EL_CARGO_DEL_PRESIDENTE].
3. Acuerdo del consejo directivo sobre el envío de esta carta: [ACUERDO_DEL_CONSEJO_DIRECTIVO].
4. Copia de la solicitud previa de entrega: [SOLICITUD_PREVIA_DE_ENTREGA].
5. Último balance aprobado o estado de cuentas que sustenta el monto: [BALANCE_O_ESTADO_DE_CUENTAS].

Para qué sirve

Asumiste la dirección de la asociación, pero el expresidente o el extesorero no entrega los libros de actas, el libro de registro de asociados, los sellos, los documentos ni el dinero. Esta carta notarial al exdirectivo de asociación para la entrega de libros, sellos y fondos deja por escrito qué debe devolver, dónde y en qué plazo, con la constancia de entrega o de las circunstancias del diligenciamiento que da el notario.

El modelo pide la devolución y avisa qué acciones evaluará la asociación si no la recibe, sin acusar a nadie de un delito. Sirve de prueba de que el requerimiento se hizo si después hay que ir al juez o a la fiscalía.

Cuándo conviene usarlo

• El consejo directivo anterior cesó y no hizo la entrega de cargo.
• El expresidente conserva los libros y dificulta la consulta y acreditación de los acuerdos.
• El extesorero tiene la chequera, los accesos a la cuenta o el efectivo de la asociación y no rinde cuentas.

Cómo llenarlo

1. Descarga en Word esta plantilla y completa la denominación de la asociación, tu cargo y las fechas de la elección y del inicio de funciones. Firma como presidente solo con el cargo acreditado y, si el estatuto exige que el consejo apruebe la carta, adjunta ese acuerdo.
2. Lista los bienes uno por uno: cada libro con su número, los sellos con su descripción, los documentos por tipo y el dinero con su monto en soles, según el último balance aprobado. Una lista vaga le permite responder que no sabe a qué te refieres.
3. Fija el plazo, el lugar y el horario de la entrega. El plazo lo decides tú: dale un tiempo razonable y precisa si cuentas días hábiles o calendario.
4. Lleva el original y una copia a la notaría, que deja constancia de la entrega o de las circunstancias del diligenciamiento y te devuelve el duplicado. Revisa el texto antes, porque el notario no responde por su contenido.

Base legal

El artículo 83 del Código Civil exige a toda asociación un libro de registro de asociados y libros de actas, y pone los libros bajo responsabilidad del presidente del consejo directivo. El artículo 93 dice que los asociados que desempeñen cargos directivos son responsables ante la asociación conforme a las reglas de la representación, excepto quienes no hayan participado del acto causante del daño o dejen constancia de su oposición.

Según el Decreto Legislativo del Notariado, el notario certifica la entrega de las cartas que los interesados le soliciten (artículo 100), puede cursarlas por correo certificado a una dirección fuera de su jurisdicción (artículo 101) y no asume responsabilidad sobre su contenido (artículo 102). El artículo 190 del Código Penal describe la apropiación ilícita de bienes o dinero recibidos en administración u otro título que obligue a entregar o devolver. La carta lo menciona solo como advertencia, porque su configuración depende de los hechos que evalúen el fiscal y el juez. Para ampliar el trámite, lee Carta notarial en Perú: cuándo usarla y qué valor legal tiene.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si el exdirectivo no entrega nada después de la carta?

La carta prueba que lo pediste, pero no lo obliga por sí sola. Puedes demandar la entrega ante el juez civil y, si los hechos lo justifican, presentar una denuncia penal con el modelo de denuncia penal por apropiación ilícita.

¿Necesito abogado para enviarla?

El Decreto Legislativo del Notariado no lo exige. Su artículo 100 habla de las cartas que los interesados soliciten al notario y no pide la firma de un abogado.

¿Y si el exdirectivo vive en otra ciudad?

El notario certifica la entrega dentro de su jurisdicción. Para una dirección fuera de ella puede cursar la carta por correo certificado.