Oficio de Solicitud de Apoyo Económico o Donación a Empresa Privada

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OFICIO N.° [NUMERO_Y_ANIO_DEL_OFICIO]

[CIUDAD], [FECHA]

Señor(a):
[NOMBRE_DEL_REPRESENTANTE_DE_LA_EMPRESA]
[CARGO_DEL_REPRESENTANTE_DE_LA_EMPRESA]
[RAZON_SOCIAL_DE_LA_EMPRESA]
Presente.

Asunto: Solicitud de [APOYO_ECONOMICO_O_DONACION_EN_ESPECIE] para [ACTIVIDAD_O_EVENTO]

De mi consideración:

Me dirijo a usted en representación de [NOMBRE_DE_LA_ORGANIZACION], [TIPO_DE_ORGANIZACION] con domicilio en [DOMICILIO_DE_LA_ORGANIZACION], reconocida o inscrita mediante [DOCUMENTO_DE_RECONOCIMIENTO_O_INSCRIPCION], para saludarlo(a) y solicitarle respetuosamente el apoyo de su empresa para la actividad que se detalla a continuación.

1. La actividad

Nuestra organización realizará [ACTIVIDAD_O_EVENTO] el [FECHA_DE_LA_ACTIVIDAD] en [LUGAR_DE_LA_ACTIVIDAD], en beneficio de [BENEFICIARIOS_Y_CANTIDAD].

2. Lo que solicitamos

Solicitamos a su empresa [APORTE_SOLICITADO], por un valor total de S/ [VALOR_TOTAL_DEL_APORTE].

3. Destino del aporte y rendición de cuentas

El aporte se destinará exclusivamente a [DESTINO_DEL_APORTE]. Nos comprometemos a rendir cuentas por escrito a su empresa dentro de [PLAZO_PARA_RENDIR_CUENTAS] después de la actividad, con [SUSTENTO_DE_LA_RENDICION_DE_CUENTAS].

4. Constancia de recepción

Al recibir el aporte entregaremos a su empresa una constancia de recepción firmada por [CARGO_DE_QUIEN_FIRMA_LA_CONSTANCIA], con el detalle de lo recibido, y documentaremos la actividad con cantidades, datos anonimizados o imágenes que cuenten con las autorizaciones pertinentes, especialmente si aparecen menores. Si su empresa acepta nuestra solicitud, formalizaremos la donación por escrito, con el detalle y el valor de lo donado.

5. [PARRAFO_DE_ENTIDAD_PERCEPTORA_DE_DONACIONES]

Quedamos atentos a su respuesta, que puede enviarnos a [CORREO_ELECTRONICO_DE_LA_ORGANIZACION] o al teléfono [TELEFONO_DE_CONTACTO]. Agradecemos de antemano su atención.

Atentamente,


_______________________________
[NOMBRE_DEL_REPRESENTANTE_DE_LA_ORGANIZACION]
[CARGO_DEL_REPRESENTANTE_DE_LA_ORGANIZACION]
DNI N.° [DNI_DEL_REPRESENTANTE]
[NOMBRE_DE_LA_ORGANIZACION]

Adjunto:
1. Copia simple del documento que acredita la representación: [DOCUMENTO_QUE_ACREDITA_LA_REPRESENTACION].
2. Presupuesto de la actividad: [PRESUPUESTO_DE_LA_ACTIVIDAD].
3. Resumen de población beneficiaria, sin datos identificables innecesarios: [CANTIDAD_Y_DESCRIPCION_DE_BENEFICIARIOS].

Para qué sirve

Este oficio permite a tu organización solicitar dinero o bienes a una empresa privada para una actividad comunitaria. Identifica lo necesario, su destino y la rendición de cuentas.

Este modelo es un pedido y la empresa decide si dona, porque en la donación el donante se obliga a transferir gratuitamente un bien al donatario.

Cuándo conviene usarlo

• Organizas una chocolatada, una Navidad comunitaria o una actividad benéfica y necesitas víveres, juguetes o dinero.
• Tu junta vecinal, comedor, club, parroquia o APAFA quiere financiar un equipamiento o una obra pequeña para la comunidad.
• Ya tienes un presupuesto y una descripción y cantidad de beneficiarios que puedes comunicar sin identificarlos.

Cómo llenarlo

1. Al descargar en Word esta plantilla, dirige el oficio a la gerencia, al área de responsabilidad social o a un representante de la empresa, con nombre y cargo. Un oficio «a quien corresponda» no tiene quién lo atienda.
2. Pide algo concreto: un monto en soles o una lista de bienes con cantidades. Un pedido de «lo que puedan» deja a la empresa sin base para decidir.
3. Define el destino del aporte y comprométete solo a una rendición de cuentas que puedas cumplir, con comprobantes y datos anonimizados. Anexa presupuesto y cantidades de beneficiarios. No compartas imágenes identificables, especialmente de menores, sin revisar las autorizaciones pertinentes.
4. Si la SUNAT calificó previamente a tu organización como entidad perceptora de donaciones, reemplaza la línea 5 por una frase que lo diga y cite el documento de calificación. Si no la tiene, borra esa línea y no ofrezcas beneficios tributarios.
5. Cuando la empresa responda, firma la constancia de recepción con el detalle de lo recibido. Si los bienes muebles superan el 25% de la UIT, la donación debe constar por escrito de fecha cierta.

Base legal

El Código Civil define la donación en su artículo 1621: el donante se obliga a transferir gratuitamente al donatario la propiedad de un bien. Para bienes muebles, el artículo 1623 permite la donación verbal cuando su valor no excede del 25% de la UIT vigente al celebrarse el contrato, y el artículo 1624 exige, por encima de ese límite, un escrito de fecha cierta bajo sanción de nulidad, con los bienes especificados y valorizados.

El inciso x) del artículo 37 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, permite a la empresa deducir las donaciones a entidades sin fines de lucro de beneficencia, asistencia o bienestar social, educación, cultura, deporte y fines semejantes, siempre que la SUNAT las haya calificado previamente, con un tope del 10% de su renta neta de tercera categoría luego de compensar las pérdidas aplicables. Deben cumplirse también el sustento y los requisitos tributarios de la donación. Si necesitas esa calificación, revisa la solicitud de calificación como entidad perceptora de donaciones y la explicación sobre cómo se deducen las donaciones a ONG.

Preguntas frecuentes

¿La empresa puede deducir lo que me done?

Solo si tu organización cuenta con la calificación previa de la SUNAT y su objeto social corresponde a fines como beneficencia, asistencia social, educación, cultura o deporte. La calificación por sí sola no basta. Debe cumplirse el sustento y demás requisitos tributarios. El tope es el 10% de la renta neta de tercera categoría luego de compensar las pérdidas aplicables. Sin esa calificación, el oficio no debe prometer ninguna deducción.

¿La donación tiene que constar por escrito?

Depende del valor. Los bienes muebles pueden donarse verbalmente hasta el 25% de la UIT, y por encima de ese límite hace falta un escrito de fecha cierta que especifique y valorice los bienes. En todo caso, firma una constancia de recepción y entrega una copia a la empresa.