Solicitud de Notificación por Correo Electrónico en el Procedimiento Administrativo

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SOLICITUD DE NOTIFICACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO

[CIUDAD], [FECHA]

Sumilla: Autorizo de forma expresa que se me notifique en mi correo electrónico

SEÑOR(A) [CARGO_DEL_DESTINATARIO] DE [NOMBRE_DE_LA_ENTIDAD]
Atención: [UNIDAD_A_CARGO_DEL_EXPEDIENTE]

[NOMBRE_COMPLETO], identificado(a) con DNI N.° [DNI], con domicilio en [DOMICILIO], en el procedimiento que se tramita en el expediente N.° [NUMERO_DE_EXPEDIENTE] sobre [ASUNTO_DEL_TRAMITE], ante usted me presento y digo:

I. PETITORIO

Autorizo de forma expresa que los actos administrativos, citatorios, emplazamientos, requerimientos de documentos y demás comunicaciones de este expediente se me notifiquen en la dirección electrónica [CORREO_ELECTRONICO_PARA_NOTIFICACIONES]. Solicito que esa dirección se registre en el expediente y que se deje constancia de mi autorización.

II. DECLARACIONES

1. La dirección [CORREO_ELECTRONICO_PARA_NOTIFICACIONES] es de mi uso personal y la reviso con regularidad.
2. Acepto que la notificación se entienda válidamente efectuada cuando la entidad reciba la respuesta de recepción de mi dirección electrónica, o cuando esa respuesta se genere en forma automática por una plataforma o sistema informático que asegure que la notificación se efectuó, y que surta efectos el día que conste haber sido recibida.
3. Tengo conocimiento de que, si la entidad no recibe respuesta de recepción dentro de 2 días hábiles contados desde el día siguiente de enviado el correo, me notificará por cédula en el domicilio que señalo en este escrito.
4. Me comprometo a comunicar por escrito cualquier cambio de mi dirección electrónica o de mi domicilio.

III. FUNDAMENTOS

1. El numeral 20.4 del artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, permite notificar al administrado a través de la dirección electrónica que consignó en su escrito y que consta en el expediente, siempre que haya dado su autorización expresa. En ese caso no se aplica el orden de prelación del numeral 20.1.
2. El mismo numeral establece que la notificación dirigida a ese correo se entiende válidamente efectuada cuando la entidad reciba la respuesta de recepción de la dirección señalada, o cuando esta se genere en forma automática por una plataforma tecnológica o sistema informático que asegure que la notificación se efectuó.
3. El artículo 25 dispone que las notificaciones cursadas por correo electrónico surten efectos el día que conste haber sido recibidas.

[CIUDAD], [FECHA]


_______________________________
[NOMBRE_COMPLETO]
DNI N.° [DNI]

Adjunto:
1. Copia de mi DNI.
2. [DOCUMENTO_QUE_ACREDITE_LA_REPRESENTACION_SI_ACTUO_EN_NOMBRE_DE_OTRA_PERSONA]

Para qué sirve

Tienes un trámite abierto en la UGEL, la municipalidad o un ministerio y las notificaciones llegan a un domicilio donde ya no vives, o llegan tarde. Esta solicitud de notificación por correo electrónico en el procedimiento administrativo deja por escrito tu autorización para que la entidad te envíe los actos del expediente a tu correo y fija la dirección exacta.

La autorización debe ser expresa, así que conviene presentarla como un escrito aparte, con tu firma y el sello de recepción. Con ella, la entidad puede notificarte por ese medio sin seguir el orden habitual de las modalidades. A cambio, la notificación surte efectos el día en que conste la recepción, y eso te obliga a revisar tu bandeja.

Cuándo conviene usarlo

• Cambiaste de domicilio o vives lejos del lugar donde la entidad notifica.
• Eres docente o servidor público y esperas resoluciones de la UGEL o de tu propia entidad.
• Tu empresa quiere recibir todas las notificaciones en un solo buzón.
• Quieres enterarte de un requerimiento de documentos el mismo día en que se envía.

Cómo llenarlo

1. Al descargar en Word esta plantilla, copia el número de expediente y el asunto tal como figuran en tu cargo de ingreso, y dirígela a la entidad que tramita el procedimiento.
2. Anota un correo que sea tuyo y que revises, no uno compartido ni uno de un empleo que vas a dejar. Un error frecuente es escribir mal una letra de la dirección, y entonces las notificaciones se pierden.
3. Revisa que el domicilio del encabezado sea correcto, porque es donde la entidad te notificará por cédula si el correo no tiene respuesta de recepción.
4. Presenta el escrito por mesa de partes, guarda la copia con el sello y avisa por escrito si cambias de correo.

Base legal

El numeral 20.4 del artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, permite que la entidad notifique a la dirección electrónica que el administrado consignó en su escrito y que consta en el expediente, siempre que haya dado su autorización expresa. En ese caso no se aplica el orden de prelación del numeral 20.1, que empieza por la notificación personal en el domicilio. La notificación se entiende válidamente efectuada cuando la entidad recibe la respuesta de recepción de tu dirección o esta se genera en forma automática por una plataforma o sistema informático que asegure que se efectuó la notificación. Según el artículo 25, surte efectos el día que conste haber sido recibida.

El mismo artículo 20 prevé que una entidad con disponibilidad tecnológica asigne una casilla electrónica, siempre que cuente con tu consentimiento expreso, que puede otorgarse por vía electrónica. Este formato sirve ante entidades públicas. Para fijar una casilla en un proceso judicial, usa el modelo de señalamiento de domicilio procesal y casilla electrónica.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no recibo el acuse del correo?

Si la entidad no recibe respuesta de recepción en un plazo máximo de 2 días hábiles, contados desde el día siguiente de efectuada la notificación por correo, procede a notificarte por cédula en tu domicilio. Por eso conviene que el domicilio del encabezado sea el correcto.

¿Desde cuándo surte efectos una notificación enviada a mi correo?

Desde el día en que conste que fue recibida. Si la plataforma de la entidad genera la respuesta de recepción en forma automática y asegura que se efectuó la notificación, la norma la da por válidamente efectuada.

¿Y si la entidad me ofrece una casilla electrónica?

La entidad puede asignarte una casilla con tu consentimiento expreso. Si un decreto supremo del sector hizo obligatoria la casilla en tu trámite, pregunta en mesa de partes qué vía corresponde.