Términos de Referencia para Servicio en Contratación Menor

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TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACIÓN MENOR DE SERVICIOS
[CIUDAD], [FECHA]
Entidad [ENTIDAD_CONTRATANTE]
Área usuaria [AREA_USUARIA]
Denominación del servicio [DENOMINACION_DEL_SERVICIO]
Referencia de programación [REFERENCIA_DE_PROGRAMACION]

1. FINALIDAD Y OBJETO
La contratación atiende [NECESIDAD_PUBLICA] y busca obtener [RESULTADO_DEL_SERVICIO]. Se requiere ejecutar [OBJETO_DEL_SERVICIO], con el alcance delimitado en este documento. El sustento de su inclusión en la programación es [SUSTENTO_DE_PROGRAMACION].

2. ACTIVIDADES Y EXCLUSIONES
El proveedor desarrollará [ACTIVIDADES_CONCRETAS], utilizando [RECURSOS_A_SU_CARGO]. La entidad facilitará [INFORMACION_O_ACCESOS], mediante [RESPONSABLE_DE_COORDINACION]. Quedan fuera del alcance [EXCLUSIONES]. Cualquier cambio deberá tramitarse por la autoridad competente conforme a las reglas aplicables, sin instrucciones informales que alteren el objeto contratado.

3. CONDICIONES DEL PROVEEDOR
Se propone exigir [CAPACIDAD_O_EXPERIENCIA_PERTINENTE], acreditada mediante [FORMA_DE_ACREDITACION]. Los recursos o permisos necesarios son [RECURSOS_Y_PERMISOS]. Estos requisitos guardan relación con las actividades y serán revisados por la dependencia encargada de las contrataciones antes de solicitar cotizaciones.

4. PLAZO Y ENTREGABLES
Plazo total: [PLAZO_TOTAL]. Hecho que inicia el cómputo: [EVENTO_DE_INICIO]. Lugar o modalidad de prestación: [LUGAR_O_MODALIDAD].
Entregable primero: [CONTENIDO_PRIMERO], a presentar en [FECHA_O_HITO_PRIMERO], mediante [MEDIO_DE_PRESENTACION].
Entregable siguiente, si corresponde: [CONTENIDO_SIGUIENTE], en [FECHA_O_HITO_SIGUIENTE].
Los archivos, anexos y evidencias de ejecución exigidos son [DOCUMENTOS_DE_SUSTENTO].

5. CONFORMIDAD Y PAGO
La revisión corresponde a [AREA_RESPONSABLE]. Se verificará [CRITERIOS_DE_CONFORMIDAD]. Las observaciones se comunicarán por [CANAL_DE_OBSERVACIONES] y serán atendidas conforme al procedimiento y plazo aplicables. La modalidad de pago propuesta es [FORMA_DE_PAGO], vinculada con [HITOS_Y_CONFORMIDAD]. Los documentos de pago son [DOCUMENTOS_PERTINENTES].

6. INTEGRIDAD Y CONTROVERSIAS
El proveedor se obliga a no ofrecer, prometer o entregar beneficios indebidos vinculados con esta contratación y a comunicar hechos de corrupción por los canales correspondientes. Las controversias serán atendidas mediante [MECANISMO_LEGALMENTE_APLICABLE], con el detalle revisado por la entidad antes del perfeccionamiento. Se incorpora la cláusula anticorrupción y antisoborno aprobada para el caso en [REFERENCIA_DEL_ANEXO_O_TEXTO].

7. INCUMPLIMIENTO Y OTRAS CONDICIONES
Causales de resolución: [CAUSALES_PRECISAS]. Procedimiento aplicable: [PROCEDIMIENTO_DE_RESOLUCION]. Ante incumplimiento reversible del contratista se otorga previamente un plazo de subsanación. Penalidades, cuando se establezcan: [SUPUESTOS_FORMULA_Y_TOPE_APLICABLE]. Confidencialidad y tratamiento de información: [CONDICIONES_DE_INFORMACION]. Se revisarán las garantías exigibles si se prevé pago anticipado.
El requerimiento forma parte del contrato menor.
[NOMBRE_CARGO_Y_FIRMA_DEL_AREA_USUARIA]
Anexos aprobados y disponibles: [ANEXOS]

Para qué sirve

Este modelo permite redactar términos de referencia para un servicio que la entidad tramitará como contratación menor. Define qué resultado necesita el área usuaria, qué actividades se realizarán y cómo se comprobará la entrega. Ayuda a relacionar el pago con prestaciones identificables, evitando órdenes de servicio cuyo objeto resulte demasiado amplio para evaluar su cumplimiento.

La plantilla debe completarse y revisarse con la dependencia encargada de las contrataciones. Los campos sobre cláusulas y procedimiento no pueden quedar vacíos al perfeccionar el contrato. Antes de usarla, verifica que el servicio corresponda al régimen de contratación menor y que la modalidad elegida sea compatible con su duración y condiciones. No utilices este documento para encubrir un vínculo laboral.

Cuándo conviene usarlo

• Cuando el área usuaria necesita un servicio con actividades y resultados delimitados.
• Para preparar cotizaciones comparables sobre un mismo alcance y plazo.
• Cuando deben definirse entregables y criterios de conformidad antes de emitir la orden.
• Para organizar cláusulas de integridad, controversias e incumplimiento con revisión de la entidad.

Cómo llenarlo

1. Puedes descargar en Word el formato y completar finalidad, objeto y programación. Explica el resultado que necesita la entidad y por qué el servicio lo atiende. Diferencia las actividades del proveedor de los insumos o accesos que debe facilitar el área usuaria.
2. Describe entregables verificables, con contenido, soporte y fecha o hito. Evita exigir un informe genérico cuando el trabajo requiere bases de datos, planos, archivos editables o evidencias específicas. Define también las exclusiones para evitar ampliaciones informales durante la ejecución.
3. Propón requisitos relacionados con el servicio y una forma razonable de acreditarlos. Coordina su revisión antes de solicitar cotizaciones. No copies perfiles de otro procedimiento si las exigencias no corresponden a la complejidad o a los riesgos del encargo.
4. Identifica quién revisará los entregables, qué criterios aplicará y cómo comunicará observaciones. Completa la propuesta de pago y los documentos pertinentes. Revisa la necesidad de garantías cuando se contemple un pago anticipado, sin dar por aplicable una excepción que no fue evaluada.
5. Desarrolla las cláusulas de integridad, controversias, resolución y penalidades que correspondan. No dejes una simple referencia a un anexo inexistente. Utiliza los canales y reglas transitorias vigentes para notificar y conservar constancia del perfeccionamiento y de las actuaciones posteriores.

Base legal

La Ley N.° 32069 dispone en su artículo 46 que el requerimiento de servicios se plasme en términos de referencia. El Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N.° 009-2025-EF, regula los contratos menores. Su artículo 227 exige incorporar las cláusulas de integridad, controversias y resolución previstas para este supuesto. El requerimiento forma parte del contrato menor. El artículo 228 contempla su perfeccionamiento mediante orden notificada o contrato, según corresponda. Ante incumplimiento reversible del contratista se otorga previamente un plazo de subsanación. Esta regla se encuentra en el artículo 229.

Preguntas frecuentes

¿El proveedor puede empezar con estos términos sin orden?

Verifica primero el perfeccionamiento y el hecho que inicia el plazo. La remisión de un proyecto para cotizar no equivale a una contratación. Conserva la orden o contrato y su notificación por el medio aplicable.

¿Puedo agregar tareas durante el servicio?

Revisa si el cambio procede y quién puede autorizarlo. No basta una instrucción del coordinador para alterar las obligaciones. Documenta las decisiones permitidas y mantén coherencia entre alcance, entregables y conformidad.