Acta de Entrega de Documentos Contables al Cambiar de Contador y Revisión de Accesos SOL

El archivo .docx se genera en tu propio navegador, sin enviarse a nuestros servidores. Abrelo en Word, Google Docs o LibreOffice y reemplaza los campos resaltados en amarillo con tus datos.

ACTA DE ENTREGA DOCUMENTAL Y REVISIÓN DE ACCESOS AL CAMBIAR DE CONTADOR

[CIUDAD], [FECHA_Y_HORA]

Negocio o contribuyente: [NOMBRE_O_RAZON_SOCIAL].
RUC: [RUC].
Titular o representante: [NOMBRE_Y_DOCUMENTO].
Persona que entrega: [NOMBRE_Y_CALIDAD].
Persona autorizada que recibe: [NOMBRE_Y_CALIDAD].
Fecha de corte de la entrega: [FECHA].

1. INVENTARIO DE DOCUMENTOS FÍSICOS
Por cada grupo entregado:
Tipo de documento: [TIPO].
Periodo comprendido: [PERIODO].
Cantidad y unidad de conteo: [CANTIDAD_CARPETAS_HOJAS_U_OTRA].
Originales o copias: [DETALLE].
Estado y faltantes observados: [DETALLE].
Identificador en anexo: [REFERENCIA].

2. ARCHIVOS DIGITALES
Nombre del archivo o carpeta: [IDENTIFICADOR].
Periodo y contenido: [DESCRIPCION].
Formato y medio de entrega: [FORMATO_Y_MEDIO_SEGURO].
Comprobación de apertura realizada: [DETALLE_O_PENDIENTE].
Respaldo recibido: [DETALLE_O_NO_ENTREGADO].
No se consignan contraseñas en esta acta ni en sus anexos.

3. PENDIENTES
Asunto: [DECLARACION_REQUERIMIENTO_REGISTRO_U_OTRO].
Estado conocido y sustento: [DETALLE_Y_DOCUMENTO].
Plazo consignado en el documento de origen, si existe: [FECHA_Y_FUENTE].
Acción pendiente y responsable de coordinarla: [DETALLE].
Los plazos deben comprobarse con sus documentos de origen.

4. ACCESOS A SUNAT OPERACIONES EN LÍNEA
El titular o representante deja constancia del estado comprobado:
Usuario secundario relacionado con el servicio: [IDENTIFICADOR_SIN_CONTRASENA].
Acción realizada en SOL: [ELIMINACION_MODIFICACION_O_PENDIENTE].
Fecha, hora y persona que realizó la acción: [DATOS].
Sustento de comprobación, sin claves ni códigos de acceso: [REFERENCIA].
Otros accesos que requieren revisión: [DETALLE_O_NINGUNO].
La firma de esta acta no elimina ni modifica accesos en los sistemas.

5. ALCANCE Y OBSERVACIONES
La recepción acredita únicamente los elementos descritos y sus observaciones. No equivale a aprobar la exactitud de registros, declaraciones, pagos o cálculos ni extingue responsabilidades que correspondan.
Observaciones adicionales de quien entrega: [DETALLE].
Observaciones de quien recibe: [DETALLE].
Coordinación de faltantes: [MEDIO_Y_FECHA_ACORDADA].

ANEXOS
[INVENTARIO_DETALLADO].
[RELACION_DE_PENDIENTES].
[CONSTANCIAS_SIN_CREDENCIALES].

____________________
Firma de quien entrega
[NOMBRE]

____________________
Firma de quien recibe
[NOMBRE]

____________________
Titular o representante que verifica accesos
[NOMBRE]

Qué documenta el cambio de contador

Esta acta identifica qué recibe el negocio cuando termina o cambia el servicio contable. Combina un inventario físico y digital con una relación de asuntos pendientes. Una entrega de carpetas puede estar completa físicamente y contener declaraciones aún no revisadas. Por eso el texto separa recepción y conformidad sobre el trabajo contable.

Antes de reunirte, fija una fecha de corte y designa quién puede recibir los documentos. Si el contador entrante participa, aclara su función. La firma de una persona sin autorización puede dificultar saber quién quedó a cargo de los archivos.

Cómo preparar el inventario

1. Agrupa los documentos por tipo y período. Identifica originales y copias.
2. Cuenta carpetas o archivos con una unidad definida. Evita expresiones como toda la contabilidad sin una relación verificable.
3. Comprueba que los archivos digitales abran y correspondan a los períodos indicados.
4. Anota faltantes y pendientes con su sustento, sin convertir una estimación en plazo tributario confirmado.

Qué hacer con los accesos SOL

SUNAT permite crear usuarios secundarios para que un contador o asistente realice operaciones autorizadas. Su orientación señala que las actuaciones de esos usuarios se consideran realizadas por el titular y recomienda eliminar el acceso cuando termina el vínculo.

La clave principal es personal e intransferible. No la escribas en esta acta ni la entregues al nuevo contador. El titular debe gestionar los accesos mediante las opciones oficiales y comprobar el resultado. La firma del contador saliente no revoca un usuario secundario.

Si el estado del acceso sigue pendiente, indícalo expresamente. No marques eliminado sin verificarlo en el sistema. Guarda cualquier constancia por un medio seguro y evita capturas que muestren claves, códigos de verificación o datos ajenos a la entrega.

Cómo cerrar la reunión

Revisa los anexos con ambas partes y entrega una copia del acta. Define quién continuará cada asunto pendiente y por qué medio se coordinarán los faltantes. El documento no sustituye una revisión tributaria ni determina que no exista deuda entre el negocio y el prestador.

Conserva los documentos necesarios y no utilices el cambio de contador como motivo para destruir comprobantes. Si existe una controversia por honorarios o responsabilidad profesional, debe evaluarse aparte del registro de lo efectivamente entregado.

Fuente oficial

SUNAT: Clave SOL y usuarios secundarios, sobre carácter personal de la clave y eliminación de accesos al terminar el vínculo.