Acta de Entrega de Documentos Contables al Cambiar de Contador y Revisión de Accesos SOL

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ACTA DE ENTREGA DOCUMENTAL Y REVISIÓN DE ACCESOS AL CAMBIAR DE CONTADOR

[CIUDAD], [FECHA_Y_HORA]

Negocio o contribuyente: [NOMBRE_O_RAZON_SOCIAL].
RUC: [RUC].
Titular o representante: [NOMBRE_Y_DOCUMENTO].
Persona que entrega: [NOMBRE_Y_CALIDAD].
Persona autorizada que recibe: [NOMBRE_Y_CALIDAD].
Fecha de corte de la entrega: [FECHA].

1. INVENTARIO DE DOCUMENTOS FÍSICOS
Por cada grupo entregado:
Tipo de documento: [TIPO].
Periodo comprendido: [PERIODO].
Cantidad y unidad de conteo: [CANTIDAD_CARPETAS_HOJAS_U_OTRA].
Originales o copias: [DETALLE].
Estado y faltantes observados: [DETALLE].
Identificador en anexo: [REFERENCIA].

2. ARCHIVOS DIGITALES
Nombre del archivo o carpeta: [IDENTIFICADOR].
Periodo y contenido: [DESCRIPCION].
Formato y medio de entrega: [FORMATO_Y_MEDIO_SEGURO].
Comprobación de apertura realizada: [DETALLE_O_PENDIENTE].
Respaldo recibido: [DETALLE_O_NO_ENTREGADO].
No se consignan contraseñas en esta acta ni en sus anexos.

3. PENDIENTES
Asunto: [DECLARACION_REQUERIMIENTO_REGISTRO_U_OTRO].
Estado conocido y sustento: [DETALLE_Y_DOCUMENTO].
Plazo consignado en el documento de origen, si existe: [FECHA_Y_FUENTE].
Acción pendiente y responsable de coordinarla: [DETALLE].
Los plazos deben comprobarse con sus documentos de origen.

4. ACCESOS A SUNAT OPERACIONES EN LÍNEA
El titular o representante deja constancia del estado comprobado:
Usuario secundario relacionado con el servicio: [IDENTIFICADOR_SIN_CONTRASENA].
Acción realizada en SOL: [ELIMINACION_MODIFICACION_O_PENDIENTE].
Fecha, hora y persona que realizó la acción: [DATOS].
Sustento de comprobación, sin claves ni códigos de acceso: [REFERENCIA].
Otros accesos que requieren revisión: [DETALLE_O_NINGUNO].
La firma de esta acta no elimina ni modifica accesos en los sistemas.

5. ALCANCE Y OBSERVACIONES
La recepción acredita únicamente los elementos descritos y sus observaciones. No equivale a aprobar la exactitud de registros, declaraciones, pagos o cálculos ni extingue responsabilidades que correspondan.
Observaciones adicionales de quien entrega: [DETALLE].
Observaciones de quien recibe: [DETALLE].
Coordinación de faltantes: [MEDIO_Y_FECHA_ACORDADA].

ANEXOS
[INVENTARIO_DETALLADO].
[RELACION_DE_PENDIENTES].
[CONSTANCIAS_SIN_CREDENCIALES].

____________________
Firma de quien entrega
[NOMBRE]

____________________
Firma de quien recibe
[NOMBRE]

____________________
Titular o representante que verifica accesos
[NOMBRE]

Para qué sirve

El contador renuncia, o lo despides, y te deja tres cajas de archivadores y un enlace de Drive. Un mes después SUNAT te notifica una declaración no presentada y descubres que el excontador todavía entra a tu Clave SOL con su usuario secundario. Esta acta sirve para cerrar bien ese cambio: inventaría lo que entregan en físico y en digital, deja por escrito qué declaraciones, requerimientos o registros quedan pendientes y con qué sustento, y registra el estado comprobado de los accesos a SUNAT Operaciones en Línea, sin escribir una sola contraseña en el documento.

Cuándo conviene usarlo

• Termina el contrato con tu contador o estudio contable y vas a recibir libros, comprobantes y archivos de varios periodos.
• Cambias de contador a mitad de año y el nuevo necesita saber exactamente qué se declaró y qué falta.
• El contador saliente tenía usuario secundario en SOL, o peor, conocía tu clave principal.
• Hay una discusión pendiente por honorarios y quieres que la entrega de documentos quede registrada aparte de esa disputa.

Cómo llenarlo

1. Fija una fecha de corte y designa a la persona autorizada para recibir. Si el contador entrante asiste, anota en qué calidad lo hace. Una firma sin autorización deja la duda de quién quedó a cargo del archivo.
2. Inventaría por tipo de documento y periodo, con cantidad y unidad de conteo (carpetas, hojas, archivos). Escribir "toda la contabilidad 2024" no sirve: si falta un mes del registro de compras, nadie podrá probarlo.
3. Abre cada archivo digital durante la reunión y comprueba que corresponda al periodo que dice. Anota el formato, el medio de entrega y si recibiste respaldo.
4. Registra los pendientes con su sustento: la declaración del mes, el requerimiento de SUNAT con su número, el libro electrónico no enviado. Copia el plazo del documento de origen y no de memoria.
5. En el apartado de accesos, escribe solo el identificador del usuario secundario y la acción realizada (eliminado, modificado, pendiente), con fecha y quién la hizo. La firma del contador saliente no revoca nada: el titular debe hacerlo en el sistema y comprobarlo.

Base legal

SUNAT explica en su orientación oficial sobre la Clave SOL que la clave es personal e intransferible, que el titular puede crear usuarios secundarios con permisos limitados y que las operaciones realizadas con esos usuarios se consideran hechas por el titular. Por eso el acta separa dos cosas: la entrega de documentos, que firman ambas partes, y la gestión de accesos, que solo puede hacer el titular desde SOL. SUNAT recomienda eliminar el usuario secundario cuando termina el vínculo con quien lo usaba. El acta no sustituye una revisión tributaria ni certifica que las declaraciones entregadas sean correctas, y la recepción de los documentos no libera al contador saliente de la responsabilidad profesional que le corresponda por su trabajo.

¿Puedo entregar mi Clave SOL al nuevo contador?

No. La clave principal es personal e intransferible. Crea un usuario secundario con los permisos que el contador necesita y guarda el registro de qué puede hacer. Si el contador saliente conocía la clave principal, cámbiala el mismo día de la entrega.

¿Qué hago si faltan documentos?

Anótalos en el apartado de faltantes con el periodo y el tipo, y fija en el acta un medio y una fecha para coordinar su entrega. Firma igual: el acta registra lo que sí se recibió y lo que no, y esa constancia vale más que negarse a firmar y quedarse sin registro.