Penalidades en contratos con el Estado: cómo funcionan

Cómo funcionan las penalidades en un contrato público

En los contratos con el Estado existen dos clases de penalidades: la penalidad por mora (por retraso injustificado en la entrega) y las otras penalidades previstas en las bases. La penalidad por mora se calcula con una fórmula sobre el monto y tiene un tope que, de superarse, habilita a la entidad a resolver el contrato. Esa es la mecánica esencial.

Todo se rige por la Ley 32069 y su Reglamento (D.S. 009-2025-EF). Conocer cómo se calculan y cómo se cuestionan te ahorra dinero y evita la resolución de tu contrato.

Penalidad por mora: cómo se calcula

Se aplica por el retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones. El Reglamento fija una fórmula que relaciona el monto del contrato (o del ítem), un factor y los días de atraso. En términos prácticos, la penalidad diaria crece con los días de demora y se descuenta de los pagos.

La penalidad por mora se acumula hasta un tope (equivalente a un porcentaje del monto del contrato). Cuando ese tope se alcanza, la entidad queda habilitada para resolver el contrato por incumplimiento. Por eso conviene actuar apenas surge el atraso, no cuando la penalidad ya es alta.

Otras penalidades

Las bases pueden establecer penalidades adicionales por incumplimientos distintos al retraso, por ejemplo:

• No contar con el personal clave ofrecido en la propuesta.
• No usar los materiales, equipos o marcas especificados.
• Incumplir niveles de servicio, plazos parciales o entregables intermedios.
• No reponer al personal observado en el plazo dado.

Para ser válidas deben estar objetivamente previstas en las bases y ser razonables y proporcionales. Una penalidad no contemplada, ambigua o desproporcionada puede cuestionarse.

Cómo se aplican y descuentan

1. La entidad verifica el incumplimiento y calcula la penalidad según la fórmula o el monto fijado en las bases.
2. La descuenta de los pagos pendientes, de las valorizaciones o, si no alcanzan, de las garantías.
3. Te comunica la aplicación; tienes derecho a presentar tus descargos documentados.

Guarda toda la evidencia de tu ejecución: actas, cartas y valorizaciones son la base de un buen descargo. Para calcular intereses en cobros relacionados te puede servir la calculadora de intereses moratorios como referencia de metodología.

Cómo cuestionar una penalidad indebida

Si la penalidad es improcedente (por causa no atribuible a ti, caso fortuito, fuerza mayor o error de cálculo):

• Presenta tus descargos documentados ante la entidad dentro del plazo.
• Si el atraso tuvo causa justificada, pide en paralelo una ampliación de plazo contractual; aprobada, la mora no procede. Revisa cuándo procede en ampliación de plazo en contratos con el Estado.
• Si persiste, formaliza un reclamo por penalidad aplicada indebidamente y, de ser necesario, recurre a conciliación o arbitraje.

Dónde se discute finalmente

Los descargos se presentan primero ante la propia entidad. Si no se resuelven a tu favor, las controversias de ejecución contractual suelen ir a conciliación o arbitraje, según lo pactado en el contrato y dentro de los plazos de caducidad de la Ley 32069. Si la sanción proviene de un órgano administrativo distinto, evalúa el recurso de apelación administrativa.

Actúa siempre dentro de plazo: dejar caducar la vía de solución de controversias es el error que convierte una penalidad discutible en una deuda firme.

Ejemplo de cálculo y qué hacer paso a paso

Supón un contrato de S/ 200,000 con un atraso de 10 días por causa tuya. La fórmula del Reglamento aplica un factor sobre el monto y los días, generando una penalidad diaria que se acumula. Esos 10 días producen un descuento que la entidad resta de tu próxima valorización o pago. Si el atraso siguiera creciendo hasta alcanzar el tope acumulado (un porcentaje del contrato), la entidad podría resolver el contrato.

Frente a una penalidad, actúa con método:

1. Revisa el cálculo: confirma que los días y el monto base sean correctos; los errores aritméticos son más comunes de lo que crees.
2. Evalúa la causa: si el atraso no fue tuyo, reúne la evidencia (actas, cartas, caso fortuito).
3. Pide ampliación de plazo si corresponde: aprobada, la mora no procede sobre esos días.
4. Presenta descargos documentados dentro del plazo.
5. Escala a conciliación o arbitraje si la entidad insiste, antes de que caduque el plazo.

Para el sustento cruzado con intereses te sirve, como referencia metodológica, la calculadora de intereses moratorios, y si el atraso tuvo causa justificada, formaliza tu solicitud de ampliación de plazo cuanto antes.