Solicitud de Copias del Expediente Administrativo ante Entidad Pública

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SOLICITUD DE ACCESO Y COPIAS DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

SEÑOR [AUTORIDAD_A_CARGO_DEL_PROCEDIMIENTO] DE [NOMBRE_ENTIDAD]

Yo, [NOMBRE_SOLICITANTE], identificado(a) con DNI N° [DNI_SOLICITANTE], con domicilio procesal en [DOMICILIO_PROCESAL], en mi calidad de [CALIDAD_EN_EL_PROCEDIMIENTO] en el procedimiento administrativo tramitado en el expediente N° [NUMERO_EXPEDIENTE], sobre [MATERIA_DEL_PROCEDIMIENTO], ante usted respetuosamente expongo:

I. PETITORIO
Solicito se me conceda el ACCESO al expediente administrativo antes citado y se disponga la expedición de COPIAS [TIPO_DE_COPIA] de las siguientes piezas procesales:
1. [PIEZA_SOLICITADA_1]
2. [PIEZA_SOLICITADA_2]
3. [PIEZA_SOLICITADA_3]
O, en su defecto, del íntegro del expediente, incluyendo los informes, dictámenes y actuados incorporados a la fecha.

II. FUNDAMENTOS DE DERECHO
1. El Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y actualizado por el Decreto Supremo N° 006-2026-JUS, reconoce el derecho de los administrados a conocer, en cualquier momento, el estado de los procedimientos en que son parte, a acceder al expediente y a obtener copias de los documentos que este contiene, asumiendo el costo de reproducción.
2. El acceso al expediente constituye una manifestación del debido procedimiento administrativo, pues me permite ejercer adecuadamente mi derecho de defensa, formular alegatos y ofrecer pruebas con pleno conocimiento de los actuados.
3. La denegatoria injustificada del acceso o de las copias vulnera los derechos antes señalados y genera responsabilidad del funcionario a cargo.

III. FORMA DE ENTREGA
Solicito que las copias se me entreguen en [FORMA_DE_ENTREGA] (formato físico o digital al correo [CORREO_ELECTRONICO]), comprometiéndome al pago del costo de reproducción que corresponda conforme al TUPA.

IV. ANEXOS
1.A. Copia del DNI del solicitante.
1.B. Documento que acredita mi calidad de parte o interesado, de ser necesario.

POR LO EXPUESTO:
Solicito a usted acceder a lo peticionado dentro del plazo legal.

[CIUDAD], [FECHA]

_______________________________
[NOMBRE_SOLICITANTE]
DNI N° [DNI_SOLICITANTE]

¿Qué es y para qué sirve?

Es el escrito con el que la parte de un procedimiento administrativo pide revisar el expediente y obtener copias de sus piezas: resoluciones, informes técnicos, dictámenes legales, actas y demás actuados.

¿Quién lo presenta y cuándo?

Lo presenta quien es parte o tiene interés legítimo en el procedimiento, en cualquier estado del trámite, especialmente antes de vencer los plazos para presentar descargos o impugnar una resolución.

Base legal

El TUO de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y actualizado por el Decreto Supremo N° 006-2026-JUS, reconoce el derecho del administrado a conocer el estado de su procedimiento, acceder al expediente y obtener copias asumiendo el costo de reproducción.

¿Qué datos necesitas?

• Nombre, DNI y domicilio procesal del solicitante.
• Número del expediente administrativo y entidad que lo tramita.
• Materia del procedimiento.
• Calidad en la que actúas: administrado, denunciado o tercero con interés.
• Piezas concretas que necesitas o el pedido del expediente íntegro.

¿Cómo presentarlo paso a paso?

1. Identifica el número exacto del expediente y el órgano que lo tramita.
2. Define si necesitas piezas específicas o todo el expediente.
3. Redacta la solicitud invocando tu calidad de parte.
4. Presenta el escrito por mesa de partes de la entidad.
5. Paga el costo de reproducción que se liquide según el TUPA.

Errores comunes

• Pedir copias por la vía de transparencia cuando eres parte.
• No precisar el número de expediente, provocando demoras en la búsqueda.
• Dejar el pedido para el último día del plazo de descargos o impugnación.

¿La entidad puede negarme el acceso a mi propio expediente?

Solo excepcionalmente respecto de piezas protegidas por reserva legal; la regla es el acceso pleno de la parte al expediente.

¿Cuánto cuestan las copias?

Únicamente el costo de reproducción previsto en el TUPA de la entidad; los cobros mayores son indebidos.

¿Puedo pedir copias si el procedimiento aún está en trámite?

Sí, el derecho de acceso se ejerce en cualquier momento del procedimiento, sin esperar a que concluya.

¿Qué hago si no me entregan las copias?

Puedes presentar una queja por defecto de tramitación ante el superior jerárquico y dejar constancia de la afectación a tu derecho de defensa.