Registro de Control de Asistencia del Trabajador para Negocio Pequeño

El archivo .docx se genera en tu propio navegador, sin enviarse a nuestros servidores. Abrelo en Word, Google Docs o LibreOffice y reemplaza los campos resaltados en amarillo con tus datos.

REGISTRO PERSONAL DE CONTROL DE ASISTENCIA

Empleador: [NOMBRE_DENOMINACION_O_RAZON_SOCIAL].
RUC: [RUC_DEL_EMPLEADOR].
Centro de trabajo: [DIRECCION].
Trabajador: [NOMBRES_Y_APELLIDOS].
Documento obligatorio de identidad: [TIPO_Y_NUMERO].
Periodo del registro: [FECHA_INICIAL] a [FECHA_FINAL].
Hoja N.° [NUMERO_DE_HOJA].

HORARIO VIGENTE DE REFERENCIA

Días de trabajo: [DIAS].
Horario de ingreso y salida: [HORARIO_O_TURNOS].
Duración del refrigerio: [DURACION].
Tolerancia de ingreso, si existe: [DETALLE_O_NO_EXISTE].
Fecha de vigencia del horario: [FECHA].

ANOTACIÓN DIARIA

Fecha de ingreso: [DIA_MES_ANO].
Ingreso real, hora y minutos: [HH_MM].
Firma del trabajador al ingresar: [FIRMA_DE_INGRESO].
Fecha de salida: [DIA_MES_ANO].
Salida real, hora y minutos: [HH_MM].
Firma del trabajador al salir: [FIRMA_DE_SALIDA].
Permanencia antes del inicio de jornada, horas y minutos: [HH_MM_O_CERO].
Permanencia después del fin de jornada, horas y minutos: [HH_MM_O_CERO].
Total de permanencia fuera de jornada, horas y minutos: [HH_MM_O_CERO].
Observaciones sobre la anotación: [HECHO_FECHA_Y_PERSONA_QUE_LO_COMUNICA_O_NINGUNA].

ANOTACIÓN DIARIA ADICIONAL

Fecha de ingreso: [DIA_MES_ANO].
Ingreso real, hora y minutos: [HH_MM].
Firma del trabajador al ingresar: [FIRMA_DE_INGRESO].
Fecha de salida: [DIA_MES_ANO].
Salida real, hora y minutos: [HH_MM].
Firma del trabajador al salir: [FIRMA_DE_SALIDA].
Permanencia antes del inicio de jornada, horas y minutos: [HH_MM_O_CERO].
Permanencia después del fin de jornada, horas y minutos: [HH_MM_O_CERO].
Total de permanencia fuera de jornada, horas y minutos: [HH_MM_O_CERO].
Observaciones sobre la anotación: [HECHO_FECHA_Y_PERSONA_QUE_LO_COMUNICA_O_NINGUNA].

REGLAS DE USO Y CUSTODIA

Cada trabajador consigna personalmente su tiempo real. El horario previsto no reemplaza las horas de ingreso y salida efectivas. Si se permite el ingreso de un trabajador que llega tarde, se registra su asistencia. No se exige marcar la salida antes de concluir las labores.

Las anotaciones no pueden borrarse, sustituirse ni completarse con horas supuestas. Una incidencia se documenta por separado, conservando la anotación original y la explicación fechada de las personas que intervienen.

Responsable de custodia: [NOMBRE_Y_CARGO].
Lugar de conservación segura: [UBICACION].

Para qué sirve

El ayudante de la bodega asegura que salió a las nueve de la noche durante todo el mes y pide que le paguen esas horas. El dueño recuerda otra cosa, pero no tiene ni un papel que lo respalde. Ese vacío es el que llena este registro. Sirve para que cada trabajador de un negocio pequeño anote con su propia mano la hora real en que entró y salió cada día, y el tiempo que se quedó en el local fuera de su horario.

El formato lleva los datos del empleador y del trabajador, el horario vigente de referencia y un bloque de anotación diaria que se repite las veces que haga falta. Está pensado para negocios del régimen laboral de la actividad privada que llevan el control en papel, sin reloj marcador ni sistema digital.

Cuándo conviene usarlo

• Tienes uno o varios trabajadores en planilla y todavía controlas la asistencia de memoria o en un cuaderno sin formato.
• Hubo un reclamo por horas extras y descubriste que no puedes probar a qué hora se retiraba cada persona.
• Una inspección de trabajo puede pedirte el registro y quieres tenerlo ordenado, con hojas numeradas y firmadas.
• Manejas turnos que cruzan la medianoche o varios ingresos en el día y necesitas dejar constancia de cada tramo.

Cómo llenarlo

1. Completa la cabecera antes de usar la hoja y numérala. El descuido más frecuente es imprimir hojas sueltas sin número, que después nadie puede ordenar ni defender.
2. Copia el horario vigente tal como lo tienes exhibido en el local, con el refrigerio y la tolerancia si existe. Es solo una referencia: lo que vale es la hora real que anota el trabajador cada día.
3. Deja que cada persona anote su ingreso y su salida en el momento, con hora y minutos, y firme. No llenes tú las horas por adelantado ni pidas firmas en blanco. Si alguien llega tarde y le permites entrar, igual se registra su asistencia.
4. Cuando el trabajador llega antes o se queda después de su horario, anota ese tiempo en los campos de permanencia. Si hubo un error u omisión, no borres ni reescribas: conserva la anotación original y explica la incidencia aparte, con fecha y quién la comunicó.

Base legal

El registro de control de asistencia está regulado por el Decreto Supremo 004-2006-TR, modificado por el Decreto Supremo 011-2006-TR. Esa norma fija el contenido mínimo del registro, admite soporte físico o digital y exige medidas contra la adulteración, el deterioro o la pérdida. También manda exhibir en el lugar del control el horario vigente, la duración del refrigerio y la tolerancia, si la hubiera. El Decreto Supremo 010-2008-TR precisó el ámbito de aplicación y las excepciones: personal de dirección, quienes no están sujetos a fiscalización inmediata y quienes prestan servicios intermitentes durante el día.

¿Un negocio con dos trabajadores también está obligado?

Sí. La obligación alcanza a todo empleador del régimen laboral de la actividad privada, sin importar el tamaño. Las excepciones dependen de las funciones reales de cada persona, no del nombre del puesto ni de cuánta gente trabaja contigo.

¿Qué pasa si el trabajador se queda después de la hora de salida?

Ese tiempo debe anotarse en el campo de permanencia fuera de la jornada. Si no existe una explicación objetiva y documentada, esa permanencia puede tomarse como trabajo en sobretiempo. Sin ese dato, el empleador se queda sin prueba.

¿Este registro reemplaza la planilla o la boleta?

No, solo acredita el tiempo de labores. La planilla, la boleta y el pago de las horas se prueban con sus propios documentos. Si un trabajador necesita copia de sus registros, corresponde una solicitud de entrega en lugar de crear anotaciones nuevas.