Acuerdo de Canje de Producto Vencido por Producto Nuevo con el Distribuidor

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ACUERDO DE CANJE DE PRODUCTOS VENCIDOS

Conste por el presente documento el acuerdo que celebran:

EL DISTRIBUIDOR: [RAZON_SOCIAL_DEL_DISTRIBUIDOR], con RUC N.° [RUC_DEL_DISTRIBUIDOR], con domicilio en [DOMICILIO_DEL_DISTRIBUIDOR], representado por [NOMBRE_DEL_REPRESENTANTE_DEL_DISTRIBUIDOR].

EL CLIENTE: [NOMBRE_O_RAZON_SOCIAL_DE_LA_BODEGA], con RUC N.° [RUC_DE_LA_BODEGA], con domicilio en [DIRECCION_DE_LA_BODEGA], representado por [NOMBRE_DEL_TITULAR_DE_LA_BODEGA].

PRIMERA. OBJETO
El distribuidor se obliga a canjear por productos nuevos de la misma referencia los productos que le vendió al cliente y que venzan sin haberse vendido, en las condiciones de este acuerdo.

SEGUNDA. PRODUCTOS INCLUIDOS
El canje comprende los productos y marcas detallados en el Anexo 1. Quedan excluidos: [PRODUCTOS_EXCLUIDOS_O_NINGUNO].

TERCERA. CONDICIONES
a) Los productos deben haber sido comprados al distribuidor, lo que se acredita con la factura o la guía de remisión.
b) El canje se solicita dentro del plazo de [PLAZO_PARA_SOLICITAR_EL_CANJE] desde la fecha de vencimiento.
c) Los productos conservan su envase original, sin abrir, con la etiqueta y el lote legibles.
d) El canje no excede de [LIMITE_DE_UNIDADES_O_PORCENTAJE_DE_LAS_COMPRAS] por [PERIODO_DE_REFERENCIA].

CUARTA. PROCEDIMIENTO
El cliente retira de la venta los productos vencidos, los guarda separados y los registra en un listado con el producto, el lote, la fecha de vencimiento y la cantidad. El distribuidor los recoge en la siguiente visita de reparto, firma el listado como constancia y entrega los productos nuevos [EN_LA_MISMA_VISITA_O_EN_LA_SIGUIENTE]. Documentación del canje: [NOTA_DE_CREDITO_GUIA_U_OTRO_DOCUMENTO].

QUINTA. ROTACIÓN
El distribuidor se compromete a [COMPROMISO_SOBRE_ROTACION_O_VIDA_UTIL_MINIMA_AL_ENTREGAR].

SEXTA. VIGENCIA Y CAMBIOS
Este acuerdo rige hasta el [FECHA_DE_VENCIMIENTO_DEL_ACUERDO] o mientras dure la relación comercial, y solo se modifica por escrito firmado por ambas partes.

Firmado en dos ejemplares, en [CIUDAD], el [FECHA].


_______________________________
[NOMBRE_DEL_REPRESENTANTE_DEL_DISTRIBUIDOR]
El distribuidor


_______________________________
[NOMBRE_DEL_TITULAR_DE_LA_BODEGA]
El cliente


ANEXO 1. PRODUCTOS Y MARCAS INCLUIDOS EN EL CANJE
[LISTA_DE_PRODUCTOS_Y_MARCAS]

Para qué sirve

En tu bodega se vencen cada mes yogures, galletas o embutidos que no llegaste a vender. Algunos distribuidores los cambian por productos nuevos y otros se niegan, o lo aceptan de palabra y luego cambian las condiciones. Este modelo de acuerdo de canje de producto vencido por producto nuevo con el distribuidor fija qué productos se canjean, en qué plazo, con qué límite y cómo se documenta cada recojo.

El canje depende de lo que pactes con el distribuidor, así que conviene que las condiciones queden por escrito y que ambas partes las firmen. Un acuerdo claro también te ayuda a planificar los pedidos, porque sabes qué parte de la mercadería que no rote podrás recuperar y cuál tendrás que asumir como pérdida.

Cuándo conviene usarlo

• Se te vencen productos sin vender de manera habitual.
• El distribuidor ofrece canjes, pero sin reglas claras.
• Quieres fijar plazos y límites para pedir el canje.
• Necesitas una constancia firmada de cada recojo de productos vencidos.

Cómo llenarlo

1. Al descargar en Word esta plantilla, adjunta en el anexo los productos y marcas que entran en el canje.
2. Fija el plazo para pedir el canje, las condiciones del envase y el límite de unidades por periodo.
3. Define cómo se registra cada recojo y cuándo se entregan los productos nuevos. Si el distribuidor prefiere emitir una nota de crédito, indícalo en la cláusula del procedimiento.
4. Firma el acuerdo y guarda los listados firmados de cada canje. Un error frecuente es dejar los productos vencidos en el estante hasta que llegue el distribuidor, con el riesgo de venderlos por descuido.

Base legal

El artículo 1351 del Código Civil define el contrato como el acuerdo de dos o más partes para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica patrimonial, y el artículo 1354 permite a las partes determinar libremente su contenido, siempre que no sea contrario a una norma legal de carácter imperativo. Según el artículo 1361, los contratos son obligatorios en cuanto se haya expresado en ellos.

Los contratos deben negociarse, celebrarse y ejecutarse según las reglas de la buena fe y común intención de las partes, conforme al artículo 1362. Si una de las partes incumple, el artículo 1428 permite a la otra solicitar el cumplimiento o la resolución del contrato y, en uno u otro caso, la indemnización de daños y perjuicios.

Preguntas frecuentes

¿El distribuidor está obligado a canjear productos vencidos?

Solo si lo pactaron. Por eso este acuerdo deja por escrito las condiciones del canje, que obligan a ambas partes en cuanto se hayan expresado en él.

¿Qué pasa si el distribuidor deja de cumplir el acuerdo?

Puedes exigirle el cumplimiento o pedir la resolución del acuerdo, además de la indemnización que corresponda. Guarda los listados de recojo firmados, que prueban los canjes pendientes, y envía tu reclamo por escrito para dejar constancia de la fecha en que lo hiciste.

¿El canje cubre productos dañados en mi local?

Depende de lo pactado. El modelo exige envase original, sin abrir y con la etiqueta legible, de modo que los productos dañados por la manipulación en el local quedan fuera, salvo acuerdo distinto.