Planilla de Gastos de Movilidad por Trabajador

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PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD N.° [NÚMERO_DE_PLANILLA]

Emitida conforme al inciso a.1) del artículo 37 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, y al inciso v) del artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por el Decreto Supremo N.° 122-94-EF.

DATOS DE LA EMPRESA O CONTRIBUYENTE

Razón social: [RAZÓN_SOCIAL_DE_LA_EMPRESA]
RUC N.° [RUC_DE_LA_EMPRESA]
Domicilio fiscal: [DOMICILIO_FISCAL]
Fecha de emisión: [FECHA_DE_EMISIÓN]
Período que comprende la planilla: del [FECHA_DE_INICIO_DEL_PERÍODO] al [FECHA_DE_FIN_DEL_PERÍODO]

DATOS DEL TRABAJADOR USUARIO DE LA MOVILIDAD

Nombres y apellidos: [NOMBRE_COMPLETO_DEL_TRABAJADOR]
Documento de identidad N.° [DNI_DEL_TRABAJADOR]
Cargo: [CARGO_DEL_TRABAJADOR]

DECLARACIÓN DEL TRABAJADOR

Yo, [NOMBRE_COMPLETO_DEL_TRABAJADOR], declaro que realicé los desplazamientos detallados a continuación por encargo de [RAZÓN_SOCIAL_DE_LA_EMPRESA], que los montos corresponden a lo que gasté en cada uno y que no tengo a mi disposición movilidad asignada por la empresa. Declaro además que no he sustentado estos mismos gastos con comprobantes de pago.

DETALLE DE LOS DESPLAZAMIENTOS

Desplazamiento 1
Fecha (día, mes y año): [FECHA_DEL_DESPLAZAMIENTO_1]
Trabajador: [NOMBRE_COMPLETO_DEL_TRABAJADOR], DNI N.° [DNI_DEL_TRABAJADOR]
Motivo: [MOTIVO_DEL_DESPLAZAMIENTO_1]
Destino: [DESTINO_DEL_DESPLAZAMIENTO_1]
Monto gastado: S/ [MONTO_DEL_DESPLAZAMIENTO_1]

Desplazamiento 2
Fecha (día, mes y año): [FECHA_DEL_DESPLAZAMIENTO_2]
Trabajador: [NOMBRE_COMPLETO_DEL_TRABAJADOR], DNI N.° [DNI_DEL_TRABAJADOR]
Motivo: [MOTIVO_DEL_DESPLAZAMIENTO_2]
Destino: [DESTINO_DEL_DESPLAZAMIENTO_2]
Monto gastado: S/ [MONTO_DEL_DESPLAZAMIENTO_2]

Desplazamiento 3
Fecha (día, mes y año): [FECHA_DEL_DESPLAZAMIENTO_3]
Trabajador: [NOMBRE_COMPLETO_DEL_TRABAJADOR], DNI N.° [DNI_DEL_TRABAJADOR]
Motivo: [MOTIVO_DEL_DESPLAZAMIENTO_3]
Destino: [DESTINO_DEL_DESPLAZAMIENTO_3]
Monto gastado: S/ [MONTO_DEL_DESPLAZAMIENTO_3]

Desplazamiento 4
Fecha (día, mes y año): [FECHA_DEL_DESPLAZAMIENTO_4]
Trabajador: [NOMBRE_COMPLETO_DEL_TRABAJADOR], DNI N.° [DNI_DEL_TRABAJADOR]
Motivo: [MOTIVO_DEL_DESPLAZAMIENTO_4]
Destino: [DESTINO_DEL_DESPLAZAMIENTO_4]
Monto gastado: S/ [MONTO_DEL_DESPLAZAMIENTO_4]

TOTAL DE LA PLANILLA: S/ [TOTAL_DE_LA_PLANILLA]

Importe máximo diario por trabajador: S/ [IMPORTE_MÁXIMO_DIARIO], equivalente al 4% de la Remuneración Mínima Vital Mensual de los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada.

[CIUDAD], [FECHA_DE_FIRMA]


_______________________________
Firma del trabajador
[NOMBRE_COMPLETO_DEL_TRABAJADOR]
DNI N.° [DNI_DEL_TRABAJADOR]

_______________________________
Conforme por la empresa
[NOMBRE_DEL_RESPONSABLE_DE_LA_EMPRESA]
Cargo: [CARGO_DEL_RESPONSABLE]

Adjunto:
1. [DOCUMENTO_QUE_ACREDITA_EL_ENCARGO_DE_LA_EMPRESA].

Para qué sirve

Tu mensajero reparte documentos en micro y mototaxi, tu cobrador recorre clientes y ninguno recibe boleta por el pasaje. Reembolsas ese gasto y quieres deducirlo del Impuesto a la Renta. La ley permite sustentar la movilidad con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador, y esta planilla de gastos de movilidad por trabajador reúne los datos que pide el reglamento.

Este formato es un documento interno que guardas en la empresa y muestras a SUNAT si lo pide en una fiscalización. El reglamento aclara que la planilla no constituye un libro ni un registro.

Cuándo conviene usarlo

• Reembolsas pasajes de transporte público que tus trabajadores pagan por encargo de la empresa y no tienen comprobantes de pago.
• Un mismo trabajador se desplaza varios días del mes y quieres reunirlos en una sola planilla.
• Quieres ordenar cómo rinden su movilidad tus mensajeros, vendedores o técnicos.

Cómo llenarlo

1. Al descargar en Word esta plantilla, completa la razón social y el RUC, numera la planilla, anota la fecha de emisión e indica el día o período que abarca. La numeración es un dato obligatorio.
2. Si la planilla abarca varios días, incluye a un solo trabajador. Para incluir a más de uno, limítala a un solo día. Si mezclas ambos casos, queda inhabilitada para sustentar esos gastos.
3. Escribe por cada traslado la fecha completa, los nombres y apellidos, el DNI, el motivo, el destino y el monto. Si falta un dato de un traslado, ese traslado queda sin sustento. Un error frecuente es poner «movilidad» como motivo, sin decir adónde ni para qué.
4. Para cada trabajador y cada día usa una sola forma de sustento, planilla o comprobantes, y respeta el tope diario de las preguntas frecuentes.
5. Haz que firme el trabajador que usó la movilidad. El reglamento exige que la planilla conste por escrito y que la suscriba él.

Base legal

El artículo 37 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, regula los gastos deducibles para establecer la renta neta de tercera categoría. Su inciso a.1) admite la movilidad de los trabajadores necesaria para sus funciones, permite sustentarla con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador, fija el tope de 4% de la Remuneración Mínima Vital Mensual por trabajador y por día, y no acepta la planilla para trabajadores con movilidad asignada por el contribuyente.

Este modelo sigue el inciso v) del artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por el Decreto Supremo N.° 122-94-EF: una sola forma de sustento por trabajador y por día, planilla escrita y suscrita, datos mínimos por desplazamiento y planilla que no es libro ni registro. Para reglas internas de autorización, usa la política interna de viáticos y movilidad del personal.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el máximo por día que puedo sustentar con la planilla?

El 4% de la Remuneración Mínima Vital Mensual, por trabajador y por día. Para obtener el importe, multiplica la RMV vigente que corresponde al gasto por ese porcentaje. Identifica en tu cálculo la norma que fijó la RMV y su fecha de aplicación, porque un cambio de remuneración mínima modifica el límite.

¿Puedo usar la planilla si el trabajador tiene movilidad asignada por la empresa?

No. El inciso a.1) del artículo 37 no acepta la planilla como sustento de la movilidad de trabajadores que tienen a su disposición movilidad asignada por el contribuyente.

¿La planilla sirve para los viajes de trabajo a otra ciudad?

No. El reglamento excluye de esta planilla la movilidad de los gastos de viaje por viáticos, que siguen reglas propias. Para esos casos usa la política interna de viáticos.