Acta de Entrega de Cargo del Administrador

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ACTA DE ENTREGA DE CARGO DEL ADMINISTRADOR

EDIFICIO/CONDOMINIO: [NOMBRE_EDIFICIO]
DIRECCIÓN: [DIRECCION_INMUEBLE]

En [CIUDAD], a los [FECHA], se reúnen el administrador saliente y la representación de la Junta de Propietarios para formalizar la entrega de cargo, conforme a la Ley 27157 y al D.S. 035-2006-VIVIENDA.

INTERVIENEN:
- Administrador saliente: [NOMBRE_SALIENTE], DNI [DNI_SALIENTE].
- Por la Junta: [NOMBRE_PRESIDENTE], Presidente, DNI [DNI_PRESIDENTE].
- Administrador o responsable entrante: [NOMBRE_ENTRANTE], DNI [DNI_ENTRANTE].

PRIMERO: RENDICIÓN DE CUENTAS
El administrador saliente presenta la rendición de cuentas del período del [FECHA_INICIO] al [FECHA_FIN], con el detalle de ingresos por cuotas de S/ [INGRESOS] y egresos de S/ [EGRESOS].

SEGUNDO: ENTREGA DE FONDOS
Se entrega el saldo de caja y bancos por S/ [SALDO_FONDOS], depositado en la cuenta [NUMERO_CUENTA] del [BANCO].

TERCERO: ENTREGA DE DOCUMENTOS Y BIENES
Se entregan: Libro de Actas legalizado, libro de caja, comprobantes, contratos vigentes con proveedores, llaves de áreas comunes, padrón de propietarios y relación de deudores morosos: [DETALLE_MOROSOS].

CUARTO: OBSERVACIONES
[OBSERVACIONES].

QUINTO: CONFORMIDAD
La Junta deja constancia de la conformidad o reparos sobre la gestión. La aprobación de la rendición se somete a la asamblea conforme al Reglamento Interno.

No habiendo más que tratar, firman los intervinientes.

ADMINISTRADOR SALIENTE
[NOMBRE_SALIENTE] - DNI [DNI_SALIENTE]

POR LA JUNTA DE PROPIETARIOS
[NOMBRE_PRESIDENTE] - DNI [DNI_PRESIDENTE]

ADMINISTRADOR ENTRANTE
[NOMBRE_ENTRANTE] - DNI [DNI_ENTRANTE]

El Acta de Entrega de Cargo del Administrador es el documento que cierra formalmente la gestión de quien dejó de administrar el edificio (por renuncia, vencimiento del contrato o remoción) y entrega al nuevo administrador o al Presidente de la Junta toda la información, los bienes y los recursos del edificio. Sin esta acta no hay forma clara de saber qué recibió cada gestión, qué dinero había en caja, qué deudas estaban pendientes y qué documentos estaban bajo custodia. Es indispensable para protegerse mutuamente: protege al administrador saliente de reclamos posteriores y protege al edificio de pérdida de información o de bienes.

Quién la firma y cuándo conviene hacerla

La firman el administrador saliente, el administrador entrante (o el Presidente de la Junta si aún no se ha designado al nuevo administrador) y, como mínimo, el Tesorero o un propietario que actúe como testigo. Conviene hacerla en el mismo momento de la entrega física de las cosas, sin dejarla para después. Hacerla a destiempo genera vacíos: dinero que se cobró pero no consta, documentos extraviados, llaves no devueltas, contratos vencidos sin renovación.

Base legal vigente 2026

El régimen del administrador y sus obligaciones está regulado en el Decreto Legislativo 1568, que exige rendición de cuentas y entrega ordenada del cargo. Para edificios bajo la Ley 27157 sigue aplicándose dicha ley con su Decreto Supremo 035-2006-VIVIENDA. Como relación contractual entre el administrador y el edificio, se aplican supletoriamente los artículos 1755 y siguientes del Código Civil sobre locación de servicios y, en su caso, los artículos 1790 y siguientes sobre mandato. La omisión de entrega ordenada puede generar responsabilidad civil del administrador conforme al artículo 1321 del Código Civil.

Qué datos y documentos necesitas

• Estados de cuenta bancarios del edificio al día de la entrega.
• Libro de caja, recibos cobrados, recibos pendientes y conciliación bancaria.
• Inventario de bienes del edificio (mobiliario, herramientas, equipos, llaves, controles).
• Contratos vigentes con proveedores (vigilancia, limpieza, ascensores, mantenimiento).
• Padrón actualizado de propietarios y estado de cuenta de cada uno.
• Libro de actas de Junta de Propietarios y archivo de correspondencia.
• Pólizas de seguro, certificados de mantenimiento de ascensores, INDECI vigente.

Cómo levantar el acta paso a paso

1. El administrador saliente prepara la rendición de cuentas final con corte al día de la entrega.
2. Se cita al administrador entrante, al Presidente y al Tesorero (o testigo) en el local de la administración.
3. Se hace inventario físico de bienes, llaves, archivos y se concilian saldos bancarios.
4. Se redacta el acta con detalle de lo entregado y de lo recibido, incluyendo saldos, deudas pendientes y observaciones.
5. Las partes firman el acta y, si hay observaciones, se dejan por escrito en el mismo documento.
6. Se entrega copia simple a cada firmante y se archiva el original en el libro de actas del edificio.

Errores comunes a evitar

• No conciliar los saldos bancarios el mismo día de la entrega.
• No hacer inventario físico de llaves y controles, lo que genera problemas de seguridad.
• No dejar constancia de las deudas pendientes de cobro a propietarios morosos.
• Firmar sin observaciones cuando faltan documentos o saldos.
• No entregar las claves de acceso a sistemas (cuentas bancarias, software de cobranza, correos institucionales).

Preguntas frecuentes

¿El administrador saliente sigue siendo responsable después de firmar el acta?

Sí, por los hechos ocurridos durante su gestión. La firma del acta cierra la entrega física, pero no extingue la responsabilidad por mala administración, conforme al artículo 1321 del Código Civil. La Junta puede demandar daños incluso después de la entrega.

¿Qué pasa si el administrador saliente se niega a entregar?

El Presidente debe requerirlo por carta notarial. Si persiste la negativa, puede demandarse judicialmente la entrega y, en su caso, denunciarse por apropiación ilícita si retiene dinero o bienes del edificio.

¿La entrega de cargo reemplaza a la rendición de cuentas anual?

No. Son documentos distintos. La rendición de cuentas es el detalle del gasto y debe ser aprobada por Junta. La entrega de cargo es la transferencia física de bienes e información al sucesor.

¿El nuevo administrador puede observar lo recibido después de firmar?

Sí, dentro de un plazo razonable y por causas justificadas (errores numéricos, faltantes detectados después). Conviene dejar en el acta un plazo expreso para observaciones, por ejemplo, 15 o 30 días calendario.