Requerimiento notarial al Presidente para convocar a Junta de Propietarios

CARTA NOTARIAL

REQUERIMIENTO AL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE PROPIETARIOS PARA QUE CONVOQUE A SESIÓN EXTRAORDINARIA

Señor
[NOMBRE_COMPLETO_DEL_PRESIDENTE]
Presidente de la Junta de Propietarios del edificio [NOMBRE_DEL_EDIFICIO_O_CONDOMINIO]
Sección de propiedad exclusiva N.° [UNIDAD_DEL_PRESIDENTE]
[DIRECCION_COMPLETA_DEL_EDIFICIO], distrito de [DISTRITO], provincia de [PROVINCIA], departamento de [DEPARTAMENTO]

REFERENCIA: Requerimiento de convocatoria. Partida electrónica N.° [NUMERO_DE_PARTIDA_MATRIZ] del Registro de Predios de la Zona Registral N.° [NUMERO_DE_ZONA_REGISTRAL], Sede [SEDE_REGISTRAL].

LEE ESTO ANTES DE LLENAR LA CARTA
La Ley N.° 27157 y su Reglamento no fijan un plazo para que el Presidente convoque a pedido de los propietarios. Quien establece ese deber y ese plazo es el Reglamento Interno inscrito de tu edificio, porque el artículo 42 inciso e) de la Ley N.° 27157 y el artículo 153 inciso i) del Texto Único Ordenado de su Reglamento le encargan regular todo lo relativo a sesiones ordinarias y extraordinarias, quórum, votaciones, acuerdos y funciones de la Junta de Propietarios. Antes de firmar, busca en tu Reglamento Interno la cláusula que regula la convocatoria a pedido de los propietarios y transcríbela en el punto TERCERO. Si tu Reglamento Interno no dice nada sobre este punto, la carta sirve igual como requerimiento y como prueba de fecha cierta, pero el plazo que otorgues será un plazo de cortesía y tendrás que recurrir a las vías del punto SÉPTIMO.

De nuestra consideración:

Los propietarios que suscribimos la presente somos titulares de las secciones de propiedad exclusiva detalladas al final de este documento y representamos en conjunto el [PORCENTAJE_ACUMULADO] % de participación en los bienes comunes, según el cuadro de porcentajes del Reglamento Interno inscrito en la partida de la referencia. Nos dirigimos a usted, en su condición de Presidente inscrito de la Junta de Propietarios, para requerirle lo siguiente.

PRIMERO. Con fecha [FECHA_DE_LA_SOLICITUD_PREVIA] presentamos a la administración del edificio una solicitud escrita, recibida bajo cargo N.° [NUMERO_DE_CARGO], pidiendo que se convocara a sesión extraordinaria de Junta de Propietarios con la siguiente agenda:
a) [PUNTO_DE_AGENDA_1];
b) [PUNTO_DE_AGENDA_2];
c) [PUNTO_DE_AGENDA_3].

SEGUNDO. A la fecha han transcurrido [NUMERO_DE_DIAS_TRANSCURRIDOS] días calendario desde esa solicitud y usted no ha cursado la convocatoria ni ha comunicado razón que justifique la demora. La omisión impide que la Junta se pronuncie sobre asuntos que afectan la conservación de los bienes comunes y la economía de todos los propietarios.

TERCERO. FUNDAMENTO DEL REQUERIMIENTO Y DEL PLAZO. La cláusula [NUMERO_DE_CLAUSULA_DEL_REGLAMENTO_INTERNO] del Reglamento Interno inscrito en la partida de la referencia establece lo siguiente: "[TEXTO_LITERAL_DE_LA_CLAUSULA_SOBRE_CONVOCATORIA]". Esa cláusula obliga al Presidente a convocar cuando lo soliciten los propietarios que reúnan el porcentaje allí señalado y le concede el plazo de [PLAZO_DEL_REGLAMENTO_INTERNO] para hacerlo. Dejamos constancia de que el plazo invocado en esta carta es de fuente reglamentaria y nace del Reglamento Interno inscrito. La Ley N.° 27157 y el Texto Único Ordenado de su Reglamento no regulan un requerimiento de convocatoria ni un plazo legal para atenderlo.

CUARTO. FORMALIDADES QUE DEBE RESPETAR LA CONVOCATORIA. Conforme al artículo 146 del Texto Único Ordenado del Reglamento de la Ley N.° 27157, aprobado por Decreto Supremo N.° 035-2006-VIVIENDA, y salvo disposición distinta del Reglamento Interno, la convocatoria corresponde al Presidente y se cursa con una anticipación no menor de cinco (5) días naturales, mediante aviso contenido en carta, esquela, facsímil, correo electrónico o cualquier otro medio que permita dejar constancia de su entrega o recepción, y además mediante carteles publicados en las vitrinas o pizarras que la administración debe mantener en sitios visibles de la edificación. Los avisos y carteles deben indicar día, hora y lugar de la reunión y las materias a tratarse. La sesión se celebra necesariamente en el predio. Si la sesión debidamente convocada no se celebra en la fecha prevista, la Junta debe ser nuevamente convocada en la misma forma dentro de los tres (3) días naturales siguientes.

QUINTO. Le otorgamos el plazo de [NUMERO_DE_DIAS_DE_PLAZO] días calendario, contados desde la recepción de esta carta, para que curse la convocatoria con la agenda del punto primero y nos entregue copia del aviso y del cargo de notificación a cada propietario. Le requerimos también que en esa sesión se ponga a disposición de los propietarios el Libro de Actas legalizado, el estado de cuentas del período [PERIODO_CONTABLE], la relación de propietarios deudores y los comprobantes de los gastos comunes ejecutados, documentación que corresponde llevar al Administrador General conforme al artículo 152 del mismo Reglamento.

SEXTO. ADVERTENCIA SOBRE LA AUTOCONVOCATORIA. LOS PROPIETARIOS QUE SUSCRIBIMOS ESTA CARTA NO PODEMOS CONVOCAR POR NUESTRA CUENTA A LA JUNTA DE PROPIETARIOS. Ninguna norma vigente habilita la autoconvocatoria mientras exista un Presidente inscrito en funciones. El único supuesto en que los propietarios convocan sin Presidente es el del artículo 87 del Reglamento de Inscripciones del Registro de Predios, aprobado por Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos N.° 097-2013-SUNARP/SN, y opera solo para designar al primer Presidente cuando el Reglamento Interno no previó esa convocatoria, a cargo del propietario constructor o de los propietarios que representen cuando menos el 25 % de las participaciones en las áreas y bienes comunes. Una sesión autoconvocada fuera de ese supuesto queda expuesta a impugnación y la SUNARP no inscribirá sus acuerdos, porque el mismo artículo 87 exige acreditar la convocatoria con los documentos previstos en el Reglamento Interno o, en su defecto, con los señalados en el artículo 146 del Reglamento de la Ley N.° 27157.

SÉPTIMO. VÍAS QUE SÍ QUEDAN ABIERTAS SI USTED NO CONVOCA. Vencido el plazo del punto quinto sin respuesta, los suscritos podremos recurrir a lo siguiente:
a) El mecanismo de convocatoria subsidiaria que prevea el Reglamento Interno inscrito, si existe, con las formalidades que este señale;
b) La convocatoria judicial, pidiendo al juez que ordene la convocatoria y que señale lugar, día, hora y objeto de la reunión, quién la presidirá y el notario que dé fe de los acuerdos. Esta vía se sustenta en la aplicación analógica del artículo 85 del Código Civil, que regula ese supuesto para la asamblea general de la asociación y lo tramita como proceso sumarísimo. La Junta de Propietarios no tiene personería jurídica propia, de modo que la aplicación es analógica y su resultado depende del criterio del juzgado;
c) El reclamo ante las autoridades competentes por las decisiones u omisiones que lesionen nuestros derechos o violen el Reglamento Interno, y la exigencia de responsabilidad al Presidente y al Administrador General por el incumplimiento de las funciones que les asignan los artículos 145 y 152 del Reglamento.

OCTAVO. CONDICIÓN DE PROPIETARIO HÁBIL. Los suscritos declaramos encontrarnos al día en el pago de las cuotas ordinarias y extraordinarias. Recordamos que, conforme al artículo 49 de la Ley N.° 27157 y al artículo 143 del Reglamento, queda inhabilitado el propietario que incumple con pagar tres (3) o más cuotas ordinarias, o una (1) extraordinaria al momento de la convocatoria, y que el inhabilitado asiste a la sesión con voz pero sin voto y no se le considera para determinar el quórum.

NOVENO. VALOR DE ESTA CARTA. Esta comunicación se cursa por conducto notarial para dejar constancia fehaciente de su entrega y de la fecha en que se produjo, conforme al Decreto Legislativo N.° 1049, Decreto Legislativo del Notariado. La carta no convoca a sesión ni sustituye la convocatoria que corresponde al Presidente. Su efecto es probatorio y sirve para acreditar el requerimiento previo en cualquiera de las vías del punto séptimo.

RELACIÓN DE PROPIETARIOS REQUIRENTES
1. [NOMBRE_PROPIETARIO_1], DNI N.° [DNI_1], sección N.° [UNIDAD_1], participación [PORCENTAJE_1] %.
2. [NOMBRE_PROPIETARIO_2], DNI N.° [DNI_2], sección N.° [UNIDAD_2], participación [PORCENTAJE_2] %.
3. [NOMBRE_PROPIETARIO_3], DNI N.° [DNI_3], sección N.° [UNIDAD_3], participación [PORCENTAJE_3] %.

Domicilio común para efectos de respuesta: [DIRECCION_PARA_NOTIFICACIONES]. Correo electrónico: [CORREO_ELECTRONICO].

[CIUDAD], [DIA] de [MES] de [AÑO].

_______________________________
[NOMBRE_PROPIETARIO_1]
DNI N.° [DNI_1]

_______________________________
[NOMBRE_PROPIETARIO_2]
DNI N.° [DNI_2]

_______________________________
[NOMBRE_PROPIETARIO_3]
DNI N.° [DNI_3]

ANEXO 1. QUÉ ADJUNTAR A ESTA CARTA
a) Copia de la solicitud previa presentada a la administración, con su cargo de recepción;
b) Copia literal de la partida matriz N.° [NUMERO_DE_PARTIDA_MATRIZ], donde consten el Reglamento Interno inscrito y el nombramiento vigente del Presidente;
c) Copia literal de la partida de cada sección de propiedad exclusiva de los requirentes;
d) Constancia de la administración sobre el estado de cuenta de cada requirente, para acreditar su condición de propietario hábil.

ANEXO 2. HOJA DE RUTA SI VENCE EL PLAZO SIN RESPUESTA
Paso 1. Verifica en el Reglamento Interno inscrito si existe un mecanismo de convocatoria subsidiaria y, de existir, cúmplelo al pie de la letra.
Paso 2. Si no existe, reúne esta carta notarial con su cargo de entrega, la solicitud previa y la copia literal de la partida matriz, y solicita al juez la convocatoria judicial por la vía del proceso sumarísimo, invocando la aplicación analógica del artículo 85 del Código Civil.
Paso 3. Antes de demandar, ofrece la conciliación extrajudicial previa que exige el artículo 156 del Reglamento de la Ley N.° 27157 para las controversias de este régimen.
Paso 4. No convoques por cuenta propia. Una junta autoconvocada no se inscribe y sus acuerdos quedan expuestos a impugnación.

NOTA DE VIGENCIA
Al día de hoy siguen rigiendo la Ley N.° 27157 y el Texto Único Ordenado de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N.° 035-2006-VIVIENDA. El Decreto Legislativo N.° 1568, Decreto Legislativo del Régimen de la Propiedad Horizontal, publicado el 28 de mayo de 2023, deroga el Título III de la Ley N.° 27157, pero su vigencia comienza recién a los ciento ochenta (180) días calendario de publicado su reglamento, que a la fecha no ha sido aprobado. Verifica este punto antes de usar la plantilla, porque cuando ese reglamento se publique cambiarán las reglas de convocatoria y de mayorías.

BASE LEGAL
- Ley N.° 27157, Ley de Regularización de Edificaciones, del Procedimiento para la Declaratoria de Fábrica y del Régimen de Unidades Inmobiliarias de Propiedad Exclusiva y de Propiedad Común, artículos 42 inciso e), 47, 48 y 49.
- Texto Único Ordenado del Reglamento de la Ley N.° 27157, aprobado por Decreto Supremo N.° 035-2006-VIVIENDA, artículos 143, 145, 146, 147, 149, 152, 153 inciso i) y 156.
- Reglamento de Inscripciones del Registro de Predios, aprobado por Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos N.° 097-2013-SUNARP/SN, artículo 87.
- Código Civil, artículo 85, aplicable por analogía para la convocatoria judicial.
- Decreto Legislativo N.° 1049, Decreto Legislativo del Notariado, sobre la certificación notarial de entrega de cartas.
- Decreto Legislativo N.° 1568, Decreto Legislativo del Régimen de la Propiedad Horizontal, aún sin reglamento publicado y por ello sin vigencia.