Solicitud de Reembolso de Gastos y Viáticos Laborales al Empleador

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SOLICITUD DE REEMBOLSO DE GASTOS Y VIÁTICOS LABORALES

[LUGAR], [FECHA]

Señores
[NOMBRE_EMPRESA]
Área de Administración / Recursos Humanos
Presente.-

De mi consideración:

Yo, [NOMBRE_TRABAJADOR], identificado(a) con DNI N° [DNI_TRABAJADOR], en el cargo de [CARGO], me dirijo a usted para solicitar lo siguiente:

I. HECHOS
1. En cumplimiento de mis funciones y por indicación de la empresa, asumí con mis propios recursos gastos por concepto de [CONCEPTO_GASTOS] durante [PERIODO_O_COMISION].
2. El monto total de dichos gastos asciende a [MONTO_TOTAL], según los comprobantes que adjunto.

II. FUNDAMENTOS
Los gastos y viáticos incurridos por el trabajador por cuenta y beneficio del empleador, en el marco del régimen laboral del Decreto Legislativo 728, deben ser reembolsados por la empresa, pues no constituyen remuneración sino condición de trabajo destinada al cabal cumplimiento de las labores.

III. PETITORIO
Solicito el reembolso del monto total indicado mediante [MEDIO_DE_PAGO], adjuntando la relación y los comprobantes que sustentan cada gasto.

Adjunto: relación de gastos y comprobantes de pago.

Atentamente,

_______________________________
[NOMBRE_TRABAJADOR]
DNI N° [DNI_TRABAJADOR]
Cargo: [CARGO]

¿Qué es y para qué sirve?

Es la carta con la que el trabajador solicita a su empleador la devolución de dinero que gastó de su propio bolsillo en cumplimiento de sus funciones, como viáticos, movilidad o compras para el trabajo. Sirve para ordenar el reembolso con el sustento de los comprobantes respectivos.

¿Quién lo presenta y cuándo?

Lo presenta el trabajador ante Administración o Recursos Humanos después de asumir gastos por cuenta de la empresa, adjuntando los comprobantes que respaldan cada desembolso.

Base legal

Los gastos y viáticos incurridos por cuenta y beneficio del empleador, dentro del régimen del Decreto Legislativo 728, deben reembolsarse porque constituyen condición de trabajo y no remuneración destinada al provecho del trabajador.

¿Qué datos necesitas?

• Nombre completo y DNI del trabajador
• Cargo en la empresa
• Concepto de los gastos asumidos
• Periodo o comisión en que se generaron
• Monto total a reembolsar
• Comprobantes de pago
• Medio de pago solicitado

¿Cómo presentarlo paso a paso?

1. Reúne todos los comprobantes de los gastos.
2. Elabora una relación detallada por concepto.
3. Suma el monto total a reembolsar.
4. Completa tus datos y redacta la solicitud.
5. Adjunta la relación y los comprobantes.
6. Presenta en Administración y pide cargo.
7. Verifica que el reembolso corresponda a lo solicitado.

Errores comunes

• Solicitar el reembolso sin comprobantes de sustento.
• No detallar cada gasto por concepto.
• Incluir gastos personales no vinculados al trabajo.
• No pedir cargo de recepción de la solicitud.

¿Los viáticos son remuneración?

No. Los viáticos destinados al cumplimiento de la labor son condición de trabajo, no remuneración del trabajador.

¿Necesito comprobantes para el reembolso?

Sí, los comprobantes son el sustento principal para justificar cada gasto reembolsable.

¿Qué gastos puedo reembolsar?

Los asumidos por cuenta y beneficio de la empresa en el ejercicio de tus funciones, como movilidad, alojamiento o compras autorizadas.

¿Qué hago si me niegan el reembolso?

Con la relación y los comprobantes como sustento puedes reiterar el pedido y evaluar acudir a la autoridad de trabajo.